Kaikilla klubin järjestämillä retkillä noudatetaan Suomen Melonta- ja soutuliiton turvallisuusohjetta (http://www.melontajasoutuliitto.fi/turvallisuus), jonka mukaan melontaretken johtajalla saa olla suoraan vastuullaan korkeintaan 16 hengen ryhmä korkeintaan 10 kanootissa. Retken vetäjän ei tarvitse olla koulutettu melontaohjaaja tai -opas, mutta hän vastaa turvallisuusmääräysten noudattamisesta. Klubi kouluttaa ja tukee kaikkia melontaohjaajaksi haluavia jäseniä ja kiittää kaikkia, jotka ovat valmiita kantamaan vastuuta melontaretken vetämisestä. Tässä on hieman ohjeita siitä, mitä tämä käytännössä tarkoittaa.
Vetäjän keskeinen tehtävä on pitää aloite käsissään. Itse suoritukseen on käytettävissä klubin muita jäseniä. Vetäjä osallistuu itse tapahtumaan ja toimii paikan päällä tapahtuman johtajana.
Suunnittelu
Retkikohde on yleensä etukäteen vahvistettu seuran toimintasuunnitelman mukaisesti ja retkien suunnittelu käynnistetään jo alkuvuonna. Retkistä ilmoitetaan seuran tapahtumakalenterissa. Näiden ”virallisten” tapahtumien lisäksi voidaan tehdä muita ennalta aikatauluttamattomia retkiä. Kohteesta, retken pituudesta tai vaativuudesta riippuen yksityiskohdat vaativat yleensä suunnittelua. Vetäjän tehtävänä (etuoikeus!) on tehdä tätä suunnittelua. Retken vetäjä voi, niin halutessaan, järjestää erillisen suunnittelupalaverin tai koemelonnan, jossa varmistetaan osallistujien melontataidot.
Järjestelyt
Tapahtumaan luonteesta riippuen tarvitaan kaikenlaisia järjestelyjä kuten reittisuunnitelma, majoitustilojen varaaminen, trailerikuljetuksen järjestäminen. Näistä vastaa retken vetäjä. Retkelle laaditaan turvallisuussuunnitelma, arvioidaan mahdolliset riskit ja nimetään riittävä määrä melontaohjaajia. Osallistujat, reitti ja ajankohta kirjataan vajapäiväkirjaan.
Tiedotus
Tiedotuskanavamme ovat sähköposti ja nettisivut. Näiden käytössä voit kääntyä puheenjohtajan tai hallituksen jäsenen puoleen. Vaikka tapahtuma on vuosisuunnitelmassa pitää aina saada myös tarkempi ja ajankohtainen tieto jakeluun. Vastuu retken tiedottamisesta on vetäjällä. Retkenvetäjä voi tiedottaa yksityiskohdista myös facebookissa tai perustaa retkeä varten osallistujien kesken oman whatsup-ryhmän ja käyttää kaikkia mahdollisia some-kanavia oman harkintansa mukaan.
Vetäjä tai hänen nimeämänsä henkilö kerää ja ylläpitää osallistujaluetteloa.
Kustannukset
Osanottajat vastaavat itse retken kustannuksista, mutta klubi voi myös tukea tapahtuman järjestämistä harkinnan mukaan. Tästä sovitaan tapauskohtaisesti. Jos klubi osallistuu tapahtuman kustannuksiin, vetäjän tulee tehdä yhteenveto kustannuksista kuitteineen seuran rahastonhoitajalle. Trailerinvetäjälle maksetaan aina kilometrikorvaus. Kimppakyytiläiset sopivat keskenään kustannusten jakamisesta.
Retkiraportti
Retkestä laaditaan raportti kuvineen, joka voidaan liittää seuran nettisivulle niiden jäsenten iloksi, jotka eivät päässeet osallistumaan.
Turvallisuuspoikkeamat
Mahdollisista, myös -läheltä piti- tilanteista laaditaan selostus klubin turvallisuusvastaavalle toiminnan kehittämistä varten.